Как хранить электронные документы. Учитываем требования к форматам электронных документов и носителям

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут храниться на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл - сервере), на сменных носителях.

Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.

В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

устойчивого электропитания;

резервного копирования;

антивирусной защиты;

профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения - на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования - бумажной или электронной - и определяются специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделятся по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным законом о “О бухгалтерском учете” - пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. Обязательное условие - проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.

Сегодня весь мир переходит на электронные средства связи и делового общения. Неизбежным следствием всеобщего господства электронных цифровых технологий становится новый способ хранения и обработки данных - хранение документов в электронной форме, иначе говоря, создание цифровых архивов.

Причины перехода на электронное хранение

В качестве еще одной причины перехода на электронное хранение может быть назван ускоряющийся темп жизни - все надо делать быстро и четко, а рыться в огромном складе папок с бумажными документами, чтобы найти нужные вам две или три страницы, согласитесь, занятие, требующее времени. Едва ли не большую проблему представляет собой создание огромного количества копий одного документа для обеспечения возможности доступа к нему разных сотрудников одновременно.

Все эти трудности поможет разрешить создание цифрового архива для хранения документов в электронной форме в специализированном архивном центре.

Архив электронных документов

Хранение документов в электронной форме - архив электронных документов - это технологии, которые обеспечивают весь цикл хранения документации, включая экспертизу ценности, учет, описание, хранение и использование. Не смотря на то, что бизнес уже несколько десятилетий активно использует электронный документооборот, с недавнего времени на такой тип переходят суды и многие другие госструктуры, четко выработанной технологии хранения документов в электронной форме до сих пор не существует.

Основные места электронного хранения:

• сервера сторонней организации;
• различные электронные носители;
• хранение на собственных серверах.

Варианты хранения документов в электронной форме

Хранение документов в электронной форме осуществляется чаще всего в двух вариантах - хранение на сервере компании или на удаленном сервере в Интернете. Оба варианта имеют как плюсы, так и минусы. Интернет опасен возможностью утраты конфиденциальных данных, ввод для хранения на сервере должен быть осуществлен с предельной внимательностью.Большинство крупных предприятий переходит на технологию электронного хранения документации.

Процесс создания архива электронных документов

Обычно только самые важные юридические документы существуют в материальной форме, остальные же создаются и хранятся в электронной форме в виде цифровых архивов. Процесс создания архива электронных документов, включая все его технические операции, а также разработку системы доступа и хранения, довольно трудоемкий и сложный. Документацию, созданную до эры господства цифровых технологий, превращают в электронные документы путем сканирования.

Специализированные архивные центры

Часто сложности заставляют многие компании отказаться от идеи электронного архива. Чтобы справиться с этой задачей - перевести всю документацию компании на электронные рельсы - проще всего обратиться в специализированные архивные центры, занимающиеся оцифровкой документов и созданием электронных архивов. Если у вас есть достаточно времени, нужные профессионалы и специальное оборудование, вы можете, конечно, справиться своими силами, однако специализированные центры гарантируют вам быстроту и качество.

Наша компания обладает большим опытом организации хранения документов в электронной форме и оказывает полный комплекс услуг, по переводу документов в электронный вид.

Не может не радовать тенденция последних лет максимально перевести документооборот организации в электронный формат. Многие компании уже отказались от бумажных документов во внутренней переписке, оставив лишь те, что проще вести в бумажном виде, чем в электронном (например, приказы по основной деятельности). Служебные записки, протоколы могут и должны быть электронными. Только когда доходит до отправки их в архив, возникают вопросы. Между тем, хранение электронных документов совсем не сложное и очень мало отличается от хранения бумажных.

Что такое электронный документ

Разберемся для начала с терминологией. Электронный документ имеет официальное определение. Оно содержится в федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (п. 11.1 ст. 2) и звучит так:

«электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Простыми словами, электронный документ – это документ, который проводит весь свой жизненный цикл в электронном виде. При этом не нужно путать его с электронной копией (сканом) бумажного документа. Хранение электронного документа тоже осуществляется в электронном виде!!! Не нужно его распечатывать, чтобы отправить в архив.

Очень легко разобраться на примерах:

• Журнал регистрации документов в Excel – это электронный документ, а
• скан-копия входящего письма, на которую привязывается к журналу – это не электронный документ, а всего лишь копия.

• протокол, созданный в Word, задачи по которому проставлены в Outlook – это электронный документ, а
• если протокол подписан председателем совещания на бумаге, а потом секретарь его отсканировала и разослала задания исполнителям по СЭД – этот протокол не электронный документ. Когда его отработают, то будут хранить на бумаге.

Таким образом, главное отличие электронных документов – их 100% существование в виртуальном пространстве. Электронные документы можно распечатывать, но это будет копия.

Удостоверяются электронные документы электронными подписями. Об этом будем говорить в ближайших статьях.

Хранение электронных документов в архиве

В целом хранение электронных документов осуществляется по тем же принципам, что и хранение бумажных. Отличаются только некоторые правила:

1. Формат электронного документа, помещаемого на хранение, должен быть неизменяемым. Проще всего сохранить его в.pdf.
2. Носитель, конечно, тоже будет отличаться. Проще всего хранить электронные документы на дисках, которые могут быть записаны только один раз. Но если организация не является источником комплектования гос. архива, то подойдут и флешки. Например, флешка-визитка достаточно плоская, чтобы ее можно было положить в конверт и сохранить таким образом.
3. Примерно раз в пять лет нужно просматривать весь электронный архив и, если нужно, перезаписывать его на более современные носители и менять формат тоже на более актуальный. Иначе есть опасность, что через несколько лет мы не сможем даже найти устройство, которое запустит наш носитель (привет тем, кто сохранил корпоративную информацию на дискетах;)).

Если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то требования к ней и хранению электронных документов в ней строже: конвертировать файлы можно только в формат.pdf/a, носитель – только диск, причем каждый электронный документ помещается в архив не менее чем в двух экземплярах. Подробнее – в , п.п. 2.30 – 2.33.

Сроки хранения, номенклатура и описи

Неважно, является ли организация источником комплектования гос. архива или нет, хранение электронных документов она должна осуществлять в те же сроки, что и бумажные, и оформлять хранение тоже по правилам.

Со сроками все понятно: хранение электронных документов осуществляется по срокам, установленным те же самыми .

В номенклатуре дел электронные дела сопровождаются пометкой в графе «Примечание»: «Электронное дело».

Что касается описей, то Правила ведения архивов 2015 года предлагают формы описей именно для электронных документов. Про описи у меня есть . Общие правила ведения описей вы найдете в ней, сюда я вынесу форму описи и образец ее заполнения.

Обратите внимание: описи именно электронных документов сопровождаются приложением, в котором описывается содержимое каждой единицы хранения.

Что представляет собой и как выглядит при ЭДО. Но помимо задач обработки документов перед нами стоит задача как-то их хранить. К бумажным архивам мы все давно привыкли, но когда речь заходит о том, как хранить электронный документ, то возникает множество вопросов. Именно этим вопросам посвящена новая глава нашего виртуального учебника.

В роли эксперта: Иван Агапов, аналитик Synerdocs.

Важные моменты

На самом деле, хранение электронных документов (ЭД) по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Оно регламентируется аналогичными нормативными актами. Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а требования конкретно по бухгалтерским документам вы найдете в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.

Где хранить? Хранение ЭД потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире. Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются. Посмотрите, на чем мы переносили файлы каких-то 10 лет назад? Большинство из нас еще пользовались 3,5-дюймовыми дискетами. А сейчас уже сложно найти в компьютере дисковод, который смог бы их прочитать.

Как воспроизвести? Просто сохранить ЭД - недостаточно. Нужно еще иметь возможность адекватно воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи (ЭП). Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться. Например, основной формат текстовых документов совсем недавно был.doc (расширение файлов, созданных в Word), а теперь уже.docx. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Ответственность за хранение и воспроизведение ЭД, согласно букве закона, лежит на налогоплательщике. Например, касаемо бухгалтерских документов, такое требование прописано в п. п. 1 и 2 ст. 29 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как обеспечить длительное хранение? Существует достаточно серьезная проблема с документами длительного или постоянного срока хранения. Как хранить электронный документ 50 или 75 лет? Как обеспечить его читаемость в течение всего срока хранения? Какая инфраструктура для этого потребуется? Как обеспечить юридическую силу таких документов?

На вопрос «как хранить ЭД 50 или более лет с обеспечением их юридической силы?» сегодня существуют только теоретические ответы. Все-таки, история электронного документооборота в России пока не может похвастаться многолетней практикой, поэтому мы попросту еще не дожили до того дня, когда мы можем фактически проверить существующие решения. Поэтому на текущий момент мы рекомендуем всем абонентам переводить в электронный вид только те документы, чей срок хранения не превышает 15-20 лет. В этом случае их хранение будет прогнозируемым и гарантированным.

Способы хранения документов

Не важно, много ли у вас электронных документов и как бурно идет обмен, в любом случае вы столкнетесь с необходимостью организации хранения. Рассмотрим несколько вариантов того, как вы можете создать собственный электронный архив.

Локальный архив . Это довольно доступный способ хранения. Не имеет значения, с помощью чего вы проводите обмен - через электронную почту или через оператора ЭДО - вы просто складываете все электронные документы к себе в папку компьютера. Если у вас в компании есть локальная сеть, то вы можете попросить администратора создать для ЭД специальную сетевую папку и даже настроить права доступа к ней.

Большой минус этого типа хранения ЭД в том, что вы не можете гарантировать его безопасность (к вашим локальным дискам не так уж и сложно получить доступ) и надежность, вам придется самим контролировать сроки хранения, обеспечивать средства воспроизведения (держать под рукой редактор, в котором документ создан) и проверки электронной подписи (ваш криптопровайдер). И как только ваш архив разрастется, вы столкнетесь с серьезными трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам.

Специальный электронный архив . И тут к вам на помощь могут прийти специализированные решения - системы электронного документооборота (СЭД, ECM) или электронные архивы. Изначально они создавались для нужд внутреннего обмена, что никак не мешает использовать такие программы для хранения внешних документов. СЭД представляет собой полноценное решение для управления документами, хранит их в базе данных (или файловом хранилище), обеспечивает оперативный доступ к ним, сохраняет связи, позволяет управлять доступом и безопасностью.

Фактически, данный вид хранения полностью решает все возможные проблемы содержания электронного архива: все документы хранятся на ваших серверах, многие СЭД обеспечивают вам средство просмотра, контролируют сроки хранения, позволяют получить данные об электронной подписи. Выгружать и загружать документы в СЭД не составляет никаких трудностей. Некоторые решения уже интегрированы со средствами обмена - электронной почтой или операторами ЭДО. Например, документы, полученные в сервисе Synerdocs, могут быть автоматически загружены для хранения в СЭД DIRECTUM.

Если у вас нет практики внутреннего электронного документооборота, то такие решения могут быть для вас избыточными. Они стоят своих денег, но не каждая небольшая компания готова эти деньги платить. Для многих лучше подходит хранение в облаке.

Хранение в облаке . Это наиболее перспективный и потенциально популярный способ хранения документов. Если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные с его помощью документы могут храниться прямо в сервисе. Вы всегда сможете к ним обратиться, сервис обеспечит просмотр и предоставит данные о сертификате ЭП - был бы только доступ в интернет.

Некоторые операторы хранят переданные документы по умолчанию. Например, в Synerdocs вы всегда сможете найти переданные акты и счета-фактуры в течение всего срока их хранения - оператор просто обеспечивает для вас дополнительную функциональность в качестве бонуса. Если же требуется более четко обозначить политику хранения, разграничить права доступа, ключевые гарантии - то с оператором просто заключается отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно. В этом случае оператор полноценно берет на себя обязанности электронного архива.

Для законодательства в принципе не важно, какой способ хранения вы выбрали. Контролирующие органы не будут обязывать вас использовать то или иное решение, для них важнее то, как соблюдаются регламенты передачи документов, выдерживаются ли требования к формату и какой сертификат ЭП используется для подписания.

Сроки хранения и проверка юридической силы

Сроки хранения описаны бухгалтерским и налоговым законодательством России. Вам отлично известно, что, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерские первичные учетные документы следует хранить в течение пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы.

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Каким бы ни был срок хранения электронного документа, на всем его протяжении необходимо иметь возможность четко определить его юридическую силу, центральным гарантом которой выступает электронная подпись. Тут возникает вопрос: как проверить легитимность документа после того, как срок действия сертификата ЭП истек.

Действительно, сертификат ЭП действует всего год, а большинство бухгалтерских документов, как видно на иллюстрации, хранятся минимум 5 лет. Фактически, получается, что ЭП спустя год уже будет невалидна, следовательно, легитимность документа оказывается под вопросом. Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов - CRL-списки). Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами. Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП - усовершенствованную подпись (расширенный формат ЭП), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД.

Большинство вопросов легитимности снимается существующими реквизитами квалифицированной ЭП, просто стоит перечитать одну из .

У многих компаний, которые приступают к организации архивов, также возникают опасения по поводу того, что делать с ЭП от удостоверяющего центра, прекратившего свое существование. Ответ на этот вопрос найдется в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Если аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал квалифицированные сертификаты, прекращает свое существование в определенный момент, то все данные по сертификатам, в частности списки отзывов и выпусков сертификатов, передаются в головной удостоверяющий центр. Вся эта информация сохраняется, плюс необходимые данные уже содержатся в самом формате подписи. Этого достаточно, чтобы решить вопросы с юридической силой документов с длительными сроками хранения.

Разумеется, все эти достаточно сложные процессы не будут ложиться на плечи простых пользователей электронных архивов или сервисов ЭДО.

Вместо заключения

Конечно, сегодня в России тема хранения юридически сильных электронных документов все еще находится в стадии разработки. У нас есть целый набор нормативных актов, в которых содержатся отрывочные и разрозненные рекомендации по хранению ЭД, но нет центрального документа. Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» сильно устарел, он создавался еще до того, как получил свое развитие ЭДО.

Однако это совершенно не мешает бизнесу уже строить свою практику. Законы содержат достаточно общих указаний, а создание конкретных требований, регламентов, отражение их в соответствующих локальных нормативных актах, вы можете спокойно брать на себя. Сейчас для бизнеса нет никаких ограничений, государству не принципиально, как вы храните документы - в облаке или нет - важно лишь обеспечивать те моменты, о которых мы говорили выше. Чем шире будет распространяться эта практика, тем больше мы будем знать о различных нюансах хранения, тем меньше будет нерешенных вопросов.

В следующей главе

В следующей части нашего учебника мы расскажем вам о том, что такое роуминг операторов ЭДО, в чем его особенности, стоит ли его ждать и какие другие решения взаимодействия существуют сегодня.

● Глава 5. Хранение электронных документов: где и как.

Общие требования к порядку и срокам хранения электронных документов аналогичны порядку и срокам хранения бумажных документов. Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения документов необходимо их перезаписывать на новые носители по мере устаревания прежних. Об этом говорится в пункте 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Целесообразно создать Положение об электронном документообороте организации.

Где хранить документы в электронном виде

Если ваша организация является субъектом малого предпринимательства или количество генерируемых документов не превышает 100 штук в месяц, организуйте архив на физических носителях. На DVD-диске уместится более 1000 документов, также для этих целей можно использовать HDD-накопители. Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A.

Если срок хранения документов составляет 50–75 лет, то их запись на DVD нецелесообразна – такие носители рассчитаны на 20–30 лет. Поэтому для таких документов лучше создать собственный электронный архив. Собственный электронный архив – папка на одном из компьютеров. Системный администратор должен настроить к папке особый доступ. Такой способ организации архива прост, однако папка уязвима с точки зрения безопасности. Решением проблемы может стать электронный архив, созданный на базе систем электронного документооборота (СЭД). Это коммерческие продукты, которые в обмен на одноразовую или абонентскую плату предлагают широкий функционал по хранению, управлению и обеспечению безопасности документов. В такие электронные архивы удобно загружать документы. Как правило, СЭД сами следят за сроками хранения. Поиск той или иной единицы хранения в базе данных не вызывает никаких проблем.

Еще один способ – использовать облачное хранилище для документов. Поставщики услуг систематически увеличивают объемы доступного пользователям дискового пространства, тем самым снижая стоимость единицы хранения информации. При этом доступ к своему архиву вы можете получить с любого устройства, имеющего выход в Интернет.

Совет: не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и можно ли воспроизвести сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Электронная цифровая подпись

Электронные документы необходимо заверять электронной цифровой подписью. Требования к оформлению электронной цифровой подписи установлены в Законе от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Ключ электронной подписи можно получить в удостоверяющем центре. Удостоверяющие центры делятся на аккредитованные или неаккредитованные. Аккредитация является добровольной, ее проводит Минкомсвязь России. Однако чтобы сдавать налоговую отчетность в электронном виде, ключ надо получать только в аккредитованном удостоверяющем центре. Проверьте, что удостоверяющий центр имеет соответствующую госаккредитацию.

Внимание: по требованию контролирующих органов организация обязана распечатать электронные документы.

Бухгалтерские (налоговые) документы организация вправе хранить в электронной форме. По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Наконец налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ). Однако по требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252 , п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.